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Manual de Gestión de Solicitudes

Área de Extensión y Difusión

Introducción

El objetivo de este manual es estandarizar el flujo de trabajo entre la comunidad normalista y el Área de Extensión y Difusión. Para garantizar la calidad, impacto y pertinencia de nuestros canales oficiales.

De manera general, Extensión y Difusión ofrece apoyo para diseño gráfico, impresión en diferentes formatos y tamaños, y publicación en redes, cuidando la imagen institucional y de Gobierno del Estado de acuerdo con los lineamientos del manual de imagen oficial.

Recibimos propuestas de diseño y en tales casos, la entrega debe ser en:

  • archivo original editable o
  • PDF editable o
  • enlace con permisos de edición del diseño original si utilizó alguna plataforma para su elaboración (Canva, Genially, etc.)

Evaluaremos si el diseño debe ser modificado de acuerdo con el manual de imagen institucional y/o de Gobierno del Estado, en cuyo caso, trataremos de respetar en mayor medida la distribución y contenido.

No se permiten los fondos saturados por imágenes o colores uniformes para impresiones. Si únicamente es para difusión digital, no hay restricciones en este sentido.

El uso de los logotipos del Gobierno del Estado es competencia exclusiva del Área de Extensión y Difusión, por lo que su utilización por terceros queda terminantemente prohibida.

Si su diseño requiere integrar códigos QR, éstos deben ser de tipo estático (con el enlace directo al contenido) y no dinámico (con acortadores, redireccionadores).
Recomendamos usar el Generador de QR gratuito de Acumbamail, no requiere registro.

La prioridad de las solicitudes se basa en la fecha de entrega.

Solicitud registrada el mismo día de la fecha de entrega (de hoy para hoy), tiene altas probabilidades de no ser entregada a tiempo. En la medida de lo posible, evite hacer este tipo de solicitudes.

Políticas Generales del Área de Extensión y Difusión

  1. Validación: Toda solicitud debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la solicitud no cuente con proyecto se solicitará autorización a Alta Dirección para su elaboración.
  2. Tiempos de solicitud: Toda solicitud debe realizarse con mínimo 2 días hábiles de anticipación a la fecha de entrega, excepto para publicaciones en redes: Cat.2, máximo 24 horas después del evento. Cat. 4, no aplica por ser emergentes.
  3. Responsabilidad ortográfica: El solicitante es responsable de verificar la correcta escritura de la información proporcionada, nombres propios, cargos y grados académicos (Dr., Mtro., Lic.).
  4. Canales de difusión: Para el caso de las publicaciones en redes, el solicitante puede sugerir el medio (Facebook, Instagram, TikTok, X, YouTube), pero el Área de Extensión y Difusión tiene la decisión final basada en la estrategia de audiencias.
  5. Elementos gráficos: El material gráfico necesario para la elaboración de la solicitud debe cumplir con los Lineamientos para Material Gráfico Institucional para Redes Sociales (Anexo al final).
  6. Derechos de autor: Todo material gráfico (imágenes, música de fondo) entregado por el solicitante debe estar libre de derechos de autor o contar con las licencias pertinentes.

Solicitudes de diseño (con o sin impresión)

Toda solicitud debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la solicitud no cuente con proyecto (se solicitará autorización a Alta Dirección para su elaboración), debe proporcionar la información completa y necesaria para su realización. Si se requiere impresión, especificar tamaño, tipo de papel y número de copias.

Para carteles

  • Nombre/Título del evento, actividad.
  • Si aplica, información complementaria (imagen, gráfico, programa, tabla informativa, etc.).
  • Lugar, fecha y hora.

Para constancias, reconocimientos o agradecimientos

  • Nombre o listado de nombres en Excel.
  • Motivo por el que se expide; si aplica, incluir periodo de tiempo.
  • Horas (para el caso de constancias).
  • Lugar y fecha de expedición.

Otros diseños (dípticos, trípticos, tarjetas, etiquetas, videos, etc.)

  • Texto, imágenes y toda la información necesaria para su elaboración.

Solicitudes de publicación en redes

Todas las solicitudes de publicación se clasificarán en 5 Categorías Estratégicas.

Tabla resumen para solicitantes de publicación en redes

Categoría ¿Cuándo pedirla? Insumo clave para entregar
1. Difusión / Promoción (lo que va a pasar) 5-10 días antes del evento Flyer/logos PNG + enlace, indicaciones
2. Memoria / Cobertura (lo que ya pasó) < 24 hrs post-evento 5 mejores fotos + protocolo
3. Divulgación (valor intelectual) Según cronograma Frase gancho + contenido
4. Avisos / Comunicados (información utilitaria) Inmediato Texto oficial exacto (sin errores)
5. Identidad / Normalismo (orgullo) 2 días de anticipación Historia del protagonista + foto estética

A continuación, se detalla la definición de cada categoría y los requisitos obligatorios (insumos) que el solicitante debe cumplir para proceder con la publicación.

Categoría 1: Difusión y promoción (lo que va a pasar)

Esta categoría abarca actividades con una fecha futura. Su objetivo es generar asistencia, registros o informar sobre oportunidades académicas.

  • Ejemplos: Congresos, webinars, talleres, inicio de cursos, convocatorias.
Requisitos para el solicitante

Debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la publicación no cuente con proyecto (se solicitará autorización a Alta Dirección para su publicación), debe proporcionar:

A. Texto e información crítica

  • Nombre corto: Si el nombre académico es muy extenso, se requiere una versión corta.
  • Datos duros: Fecha, hora (si aplica) y lugar.
  • Call to action (Llamado a la acción): ¿Qué debe hacer el usuario? (Ej: “Regístrate aquí”, “Entrada libre”, “Envía tu ensayo”, “Consulta en…”).
  • Enlace de registro: Obligatorio si requiere inscripción. Debe ser un enlace funcional acortado o código QR probado.

B. Material gráfico

Imágenes en alta calidad que cumplan los Lineamientos para Material Gráfico Institucional para Redes Sociales. (Anexo al final).

  • Logotipos: Si el evento es en colaboración con otras instituciones, se requieren los logos en PNG (fondo transparente) y alta resolución. No se aceptan logos en JPG con fondo blanco.
  • Fotografías o imágenes que sean necesarias.
  • Editables: Si el solicitante envía un diseño previo, debe adjuntar el archivo original editable, PDF editable o enlace del diseño original si utilizó alguna plataforma para su elaboración.

Categoría 2: Memoria institucional y cobertura (lo que ya pasó)

Publicaciones descriptivas sobre eventos acontecidos. Son vitales para la reputación de la ENSOG y para demostrar la vida académica activa.

  • Ejemplos: Reseña de foros, firmas de convenios, visitas de autoridades, premiaciones de alumnos, eventos y celebraciones institucionales.
Requisitos para el solicitante

Debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la publicación no cuente con proyecto (se solicitará autorización a Alta Dirección para su publicación), debe proporcionar:

A. Contexto (inmediatez)

  • Tiempo de entrega: Máximo 24 horas después del evento.
  • Reseña: Texto breve explicativo con los puntos más relevantes (fecha, lugar, participantes, etc.).
  • Protocolo: Lista de nombres y cargos completos de las autoridades que aparecen en las fotos (de izquierda a derecha).

B. Material gráfico

Imágenes en alta calidad que cumplan los Lineamientos para Material Gráfico Institucional para Redes Sociales. (Anexo al final).

  • Curaduría: Enviar las fotografías alusivas (mínimo 5).
  • El Área de Extensión y Difusión seleccionará las 5 mejores fotografías para su publicación.

Categoría 3: Divulgación y contenido editorial (valor intelectual)

Contenido educativo que aporta valor a la sociedad y posiciona a la ENSOG como líder de pensamiento. No vende ni invita, educa.

  • Ejemplos: Efemérides, podcast, revistas, artículos de investigación, cápsulas científicas, infografías (“¿Sabías qué?”).
Requisitos para el solicitante

Debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la publicación no cuente con proyecto (se solicitará autorización a Alta Dirección para su publicación), debe proporcionar:

A. “Traducción” del contenido

  • El gancho (hook): Una frase atractiva para público no experto. (Ej: En lugar de “Análisis pedagógico…”, usar “¿Cómo aprenden los niños hoy?”).
  • Fragmentos: Breve descripción del contenido y/o las secciones que lo integran.

B. Material gráfico

Imágenes en alta calidad que cumplan los Lineamientos para Material Gráfico Institucional para Redes Sociales. (Anexo al final).

  • Portada: Imagen cuadrada o vertical alusiva al tema.

Categoría 4: Avisos y comunicados (información utilitaria)

Publicaciones de servicio crítico para la comunidad interna. Priorizan la claridad sobre la interacción.

  • Ejemplos: Fechas de trámites escolares, suspensión de labores, avisos de mantenimiento, comunicados oficiales de dirección.
Requisitos para el solicitante

A. Seguridad de la Información

  • Texto Inalterable: El solicitante debe entregar el texto final, revisado por Alta Dirección. Extensión y Difusión no parafraseará este contenido para evitar responsabilidades.
  • Vigencia: Indicar claramente cuándo debe retirarse el aviso de las redes.

B. Soporte

  • Documentos Extensos: Si el comunicado es largo o contiene anexos, entregar el PDF oficial para alojarlo en la web; en la imagen de redes solo irá el título y el enlace al documento.

Categoría 5: Identidad y vida normalista (orgullo)

Contenido enfocado en el engagement emocional, sentido de pertenencia y la experiencia estudiantil.

  • Ejemplos: Fotos del campus, historias de éxito de egresados, actividades deportivas/culturales, experiencias académicas, logros, nombramientos.
Requisitos para el solicitante

Debe contar con proyecto autorizado y validado por Secretaría Académica. En caso de que la publicación no cuente con proyecto (se solicitará autorización a Alta Dirección para su publicación), debe proporcionar:

A. Narrativa

  • Storytelling: Datos del docente/alumno/egresado y una cita textual sobre su experiencia.
  • Consentimiento: Confirmación de que las personas protagonistas y en primer plano autorizan el uso de su imagen.

B. Estética

Imágenes en alta calidad que cumplan los Lineamientos para Material Gráfico Institucional para Redes Sociales. (Anexo al final).

  • Visual: Fotos mostrando instalaciones limpias. Videos cortos verticales (Reels/TikToks) sin marcas de agua personales.

Lineamientos para Material Gráfico
Institucional para Redes Sociales

Área de Extensión y Difusión

1. Calidad mínima de la imagen

Imágenes en HD, relación de aspecto 1:1, 5:4 o 16:9.

  • Usar cámara de celular reciente (casi todos funcionan bien).
  • Evitar fotos borrosas o movidas.
  • Resolución mínima: 1080 px de ancho (modo foto estándar del celular).
  • No enviar capturas de pantalla o fotos tomadas desde otra pantalla.

2. Iluminación

  • Preferir espacios bien iluminados, idealmente con luz natural.
  • Evitar contraluces: si la luz entra por una ventana, que las personas estén de frente a la luz, no con la ventana detrás.
  • Evitar sombras fuertes en rostros.
  • Evitar usar el zoom digital, pues reduce la calidad; acercarse físicamente si es posible.

3. Composición básica (cómo acomodar a las personas y objetos)

  • Mantener el celular horizontal en la mayoría de los eventos; usar vertical solo si el momento lo requiere (video en vivo o para Reel o historia).
  • Asegurarse de que las personas no queden cortadas (cabeza, extremidades).
  • Dejar un margen de espacio arriba de las cabezas (evitar “cortes ajustados”).
  • Revisar que no haya objetos estorbando (bolsas, mochilas abiertas, mesas desordenadas).
  • Evitar “selfies” para contenidos institucionales.

4. Contexto institucional visible

  • Siempre que sea posible, procurar que aparezcan elementos de la institución:
    • Edificio escolar.
    • Logotipo (en lona, pantalla o fondo).
    • Aula, biblioteca, auditorio, laboratorios, etc.
  • Priorizar fotos donde se vea claramente qué actividad se está realizando.

5. Personas en las fotografías

  • Preferir fotos donde las personas estén realizando una acción (participando en un taller, conferencia, actividad).
    • Si son fotos grupales, formar una o dos filas.
  • Verificar que todos miren a la cámara.
  • Evitar ojos cerrados o gestos accidentales (tomar 2–3 fotos por seguridad).
  • Respetar la diversidad y fomentar imágenes inclusivas y representativas de la comunidad.

6. Escenarios y fondos

  • Evitar fondos desordenados, paredes sucias o pizarrones llenos de escritos irrelevantes.
  • Cuidar que no haya elementos sensibles o información personal visible.
  • Mantener el espacio limpio y visualmente agradable.

7. Tipos de fotos recomendadas

Para cada tipo de actividad, se sugiere enviar al menos 3 tipos de tomas:

A. Plano general

Foto amplia donde se vea el ambiente completo (auditorio, salón, patio).

B. Plano medio

Personas participando en la actividad (dinámicas, exposiciones, prácticas).

C. Detalle

Algún elemento relevante: materiales, reconocimiento, interacción entre participantes, libros, etc.

8. Uso de filtros

  • Preferir fotos sin filtros (ni stickers, emojis o texto sobre puesto).
  • Evitar efectos que distorsionen colores o den apariencia poco profesional.

9. Envío de las fotografías

  • Enviar las fotos originales (JPG, PNG), sin recortes ni edición. En el formulario puede enviar todas las imágenes que requiera en uno o más archivos comprimidos (ZIP, RAR, 7z, GZIP).
  • No enviar fotos por WhatsApp (disminuye la calidad). Si por alguna razón debe enviarla por WhatsApp, marcar la opción: “Enviar como archivo”.
  • También se pueden enviar por: Google Drive, OneDrive, Correo institucional.

10. Documentos

  • Para el caso de documentos, evite las fotografías (incluso si es una aplicación escáner).
  • Siempre realice el escaneo con un mínimo de 150 ppp y máximo 300 ppp, aunque incluso haga la entrega como archivo PDF.

11. Consideraciones de privacidad

  • Asegurarse de no fotografiar documentos personales.
  • Si fuera necesario presentar documentos como evidencia, asegúrese de testar la información sensible.
  • Para el caso de menores de edad, evite su identificación plena dentro de la imagen, de lo contrario, los rostros identificables deben ser difuminados o la imagen no podrá será utilizada.
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